年度大会

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    年度大会指根据业务性质和需要而有一定的起止日期的每12个月召开一次或几次的有时间规律的大会。

    一、会前工作

    1。拟订年度大会的计划以及年度大会的:通常是按照惯例和一般性原则进行，然后根据不同情况进行具体处理。

    2。确定年度大会的议题。即单位、部门领导根据有关精神以及对形势发展的分析，结合本部门工作实际所确定的议题。

    包括:下级或者所属单位、部门提请研究讨论的议题；领导同志批示交办的问题以及上级领导下达指示，需学习讨论研究贯彻执行的议题；提请领导决策的议题。

    3。年度大会会议材料的准备。年度大会应重视主题报告的准备，主题报告也称，是大、中型年度工作会议的主要材料。报告的准备，一般由文秘人员或者指定的部门、人员负责完成。这一类的报告大致由对一定时期工作的总结、体会或者经验，对当前形势的分析和下一步工作的指导思想、工作要求和具体的措施等内容组成。年度大会的会议总结一般可以分为三个部分:第一部分表述对会议的估价；第二部分对与会同志提出的有关问题进行解释或者进一步阐明；第三部分提出贯彻会议精神的要求。年度大会的会议总结一定要简短，不宜过长。

    4。年度大会的会议范围和出席人员的确定。年度大会属于有固定的范围和固定的人员参加的会议，出席范围是相对固定的。一般由办公室文秘部门根据年度大会的历史记录以及将要举行的会议的内容，提请领导决定。

    5。年度大会的会议议程安排。

    第一，工作报告或领导讲话（致）；

    第二，分组讨论；

    第三，组织大会发言；

    第四，会议总结（致）。

    6。年度大会的时间与地点安排。年度性工作会议的举办时间，一般可在年末12月份、次年1至2月份这段时间内安排。会议地点的选择，应坚持便利、节约、时效的原则，结合年度大会的内容、规模以及人员等各方面因素来综合考虑。

    7。年度大会的会场布置。年度大会应从已有的经验和做法来进行会场布置，围绕会议的中心内容来布置安排会场。会标的书写要醒目、端庄、大方，一般用红底白字，字体以仿宋体、黑体、楷体、隶书为好。会标悬挂要适中、得体。主席台的布置要朴素大方。主席台坐席的安排要视领导同志的人数多少适当排列，并按名单标明坐次，有的可放上领导同志的名签。话筒要根据领导讲话的人数选择最恰当的位置，减少来回搬动的次数。茶杯一般放在坐席前方的右上角，便于服务人员上水。与会人员的坐席安排，应当按照便于开会、兼顾各种情况的原则，对与会人员坐次进行排列。大、中型正式会议的会场，一般安排在礼堂或剧场等地，场地、坐位固定，只要按出席会议的人员分组划分坐次即可。

    二、会间工作

    1。组织会议签到，避免无关人员到会，及时、准确地掌握到会的人数。

    2。做好会议记录:由专人负责会议记录，必要的时候还要配以录音和录像设备。会议记录要力求准确、完整，忠实发言人的原意。

    3。编写会议简报:要求能帮助领导掌握会议全局和主要信息，力求简明扼要，以便及时指导工作，使会议健康发展。

    4。把握会议进程:

    第一，要根据会议日程安排，做好有关会议的各项准备，对于大会发言，要提早落实发言人，并安排发言人到会。

    第二，要及时了解会议的进程，办会人员应协助领导及时调度，做好会议的组织工作，防止前后脱节以及秩序混乱。

    第三，要准备好特殊情况的应急措施。在会议进行中，可能会发生临时的变动，办会人员特别是秘书人员要随即妥善处理，始终要有人在场服务。

    第四，要做好会议的安全保卫工作，防止发生意外，保障会议的顺利进行。

    三、会后工作

    1。认真编写会议纪要:根据会议的需要，编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实。

    2。及时整理有关会议文件:会议期间所有文件材料要及时进行整理，该归档的要归档，该销毁的要销毁，不该让与会代表带走的绝不能带走，做到会内会外有别。

    3。妥善安排与会人员离会:要做好与会人员的返程车票、机票的订购和与会人员住宿场地的清退，以及做好与会人员离会的送行工作。

    4。落实会后的新闻报导工作:会议中形成的有关决议和方针，一旦形成文字之后，即可通过传播媒介进行广泛宣传，以推动会议精神的贯彻落实。